TopPortaria
Manuais relativos ao Sistema de Catracas
- Importando Usuários
- Exportando Usuários
- Incluir Usuário
- Alterar Usuário
- Excluir Usuário
- Backup do banco de dados TopPortaria
- Visitante Configurações
- Incluir Visitante
- Horários e Perfil de Acesso
- Relatórios
Importando Usuários
1) Para facilitar o cadastro de pessoas, é possível importar e exportar arquivos
no formato '.csv' (Colunas separado por vírgulas) com os dados de todas as
pessoas.
Para obter o layout do arquivo utilizado pelo TopPortaria para importação, utilize a opção "Exportar". Pronto, você terá um
arquivo de exemplo para importar.
Neste link contem um tutorial de como Exportar.(Link)
Após a exportação, delete os registros e deixe apenas os cabeçalhos conforme o exemplo abaixo:
2) Agora devemos preencher a planilha com os novos dados, os campus obrigatórios são:
Nome: coloque o nome completo do usuário.
Exibição: Repita o nome completo do usuário.
Cartão: Coloque o prontuário sem as letras "BI".
Perfil de Acesso: Caso ele seja aluno do superior coloque o numero 6, isso significa que o acesso dele não será limitado. Caso seja alunos do integrado insira um os códigos dos perfis disponíveis abaixo de acordo com sua limitação:
7 - 3º INFO
10 - BLOQUEDO APOS REFEICAO
12 - 2ºINFO
13 - 1ºINFO
14 - 3ºADM
15 - 2ºADM
16 - 1ºADM SEGUNDA
17 - TECNICOS/EJA
18 - 1ºADM-ALMOÇO FULL
19 - 1ºINFO-ALMOÇO FULL
20 - 2ºADM-ALMOÇO FULL
21 - 2ºINFO-ALMOÇO FULL
22 - 3ºADM-ALMOÇO FULL
23 - 3ºINFO-ALMOÇO FULL
24 - 1ºADM TERÇA
As outras colunas não são obrigatórios, podemos deixar sem dados.
3) Após salvar o arquivo csv, vá no software TopPortaria e no menu abra a tela Pessoas.
4) A tela logo abaixo irá aparecer:
5) Agora vamos clicar em Importar:
6) Informe o caminho ou navegue até o diretório aonde se encontra o arquivo e clique em 'Abrir'.
Uma mensagem de importado com sucesso irá aparecer e as pessoas importadas serão mostradas no cadastro de pessoas:
Exportando Usuários
Esse tutorial servirá para obter um arquivo csv de exemplo para a importação de usuários no software da TopPortaria.
1) Para exportar os usuários cadastrado no software TopPortaria e no menu abra a tela Pessoas.
2) Você poderá exportar todos os usuários cadastrados ou filtrar a lista de usuários digitando no campo de pesquisa por nome ou por prontuário sem as letras "BI", depois de ter digitado, clique no botão com a imagem da lupa para filtrar .
3) Logo em seguida clique em "Exportar".
4) Dê um nome para o arquivo e escolha o diretório que deseja salvar e clique em "Salvar".
No caso deste exemplo o arquivo foi salvo em meus documentos com o nome Pessoas-teste.
5) Após ter clicado em "salvar" o sistema abrirá um janela com a mensagem "Dados Exportados com sucesso!"
Incluir Usuário
1) Para Incluir um usuário no sistema TopPortaria, acesse a funcionalidade Pessoas:
2) Na tela de Pessoas que abrirá clique em incluir pessoas.
3) Na tela que abriu, insira os dados nos campos obrigatórios que são:
Nome: Inserir o nome completo do usuário.
Exibição: Neste campo o sistema preencherá automaticamente.
Cartão: Neste campo inseria o prontuário do usuário sem as letras “BI”.
Perfil de Acesso:
Caso não tenha horário limitado selecione Superior.
Caso o usuário tenha limite de horário para entrar ou sair, selecione o perfil abaixo de acordo com a restrição que deseja impor ao usuário:
Bloqueado
Visitante
3º INFO
BLOQUEDO APOS REFEICAO
2ºINFO
1ºINFO
3ºADM
2ºADM
1ºADM SEGUNDA
TECNICOS/EJA
1ºADM-ALMOÇO FULL
1ºINFO-ALMOÇO FULL
2ºADM-ALMOÇO FULL
2ºINFO-ALMOÇO FULL
3ºADM-ALMOÇO FULL
3ºINFO-ALMOÇO FULL
1ºADM TERÇA
RG: Este campo não é obrigatório, mas recomendados que coloque o prontuario do usuário”.
O restante dos dados fica sendo como dados opcionais podendo deixar em branco.
4) Ao terminar de preencher os dados do usuário clique no botão “Salva”.
Observação: Ao clicar em "Salvar", caso o numero do cartão inserido não exista aparecerá a seguinte mensagem:
Clique em “Sim” para confirmar o cadastro do cartão.
5) Depois de salvar, clique no campo de pesquisa e digite o nome do usuário ou o numero do cartão que você acabou de incluir e clique no botão com a imagem de uma lupa que ele aparecerá na na listagem de Pessoas.
Alterar Usuário
1) Para altera alguma informação de um determinado usuário no sistema TopPortaria, acesse a funcionalidade Pessoas:
2) Na tela que abrirá pesquise no campo de pesquisa pelo nome ou pelo numero do cartão do usuário que deseja alterar e depois clique no botão com a imagem de uma lupa.
3) Clique 2 vezes sobre a linha em que está o registro encontrado.
4) Uma nova janela abrirá para editar o registro.
No caso do exemplo alterei o Perfil de acesso para 24Horas.
Observação importante: caso desejar alterar o numero do cartão, ao clicar em salvar, o sistema emitirá a seguinte mensagem.
Isso ocorre porque o numero do cartão é vinculado ao registro de digital, por esse motivo ele exclui as digitais cadastrados do usuário. caso precisar será necessário cadastrar a digital novamente.
Excluir Usuário
1) Para excluir um determinado usuário no sistema TopPortaria, acesse a funcionalidade Pessoas:
2) Na tela que abrirá pesquise no campo de pesquisa pelo nome ou pelo numero do cartão do usuário que deseja excluir e depois clique no botão com a imagem de uma lupa.
3) Caso apareçam mais de um registro, clique 1 vez sobre a linha em que deseja excluir e logo em seguida clique no botão Excluir.
3) Uma janela de confirmação irá surgir, clique em Sim para confirmar a exclusão.
O registro será excluído.
Backup do banco de dados TopPortaria
A funcionalidade de "Backup" permite efetuar o backup do banco de dados do
TopPortaria.
Condições para uso do backup:
-
Para trabalhar com backup é necessário fechar todas as telas.
-
Para trabalhar com backup é necessário fechar e parar o monitoramento.
-
Fechar todos os outros computadores que utilizam o mesmo banco de dados
do TopPortaria antes de fazer o backup.
1 - Logue no sistema e abra a funcionalidade monitoramento.
2- Na próxima tela clique no botão “Parar”.
3- Depois que o serviço foi parado, vá no menu e clique na aba Ferramentas:
4 - E logo em seguida clique em “Backup”:
5 - Na janela que se abrirá clique no botão “Local”:
6 - Escolha o local aonde salvará o arquivo de backup clicando na pasta amarela com seta verde indicado na imagem.
Os nomes de arquivo de backup sugeridos pelo TopPortaria composto da
seguinte forma : "TopPortariaAAMMDDHHMM.bak", onde,
AA = Ano
MM = Mês
DD = Dia
HH: Hora
MM = Minuto
Exemplo: "TopPortaria1401301119.bak", significa backup do TopPortaria
realizado em 30 de janeiro de 2014 às 11:19.
7 - Após escolher o local onde o arquivo será salvo, clique e marque a opção “Autenticação do Windows” e clique no botão “Criar”.
8-Uma janela de com a mensagem “Backup criado com sucesso” irá aparecer.
Visitante Configurações
Esta funcionalidade permite definir algumas regras para o cadastro de visitantes.
Para acessar essa funcionalidade será necessário:
-
Fechar todas as telas.
-
Fechar e parar o monitoramento.
-
Fechar todos os outros computadores que utilizam o mesmo banco de dados do TopPortaria.
Essas etapas estão descritas no tutorial de Backup(veja aqui).
1 - Antes de cadastrarmos um visitante opcionalmente verifique se as configurações do sistema estão de acordo com o que deseja, para isso clique na aba “Ferramenta” e depois selecione “Registro”.
2 - Na janela que abriu clique em “Configurações”:
3 - Após clicar em "Configurações", uma nova tela abrirá com 5 funções opcionais ao usuário:
-
Cadastro de CPF obrigatório: Ao habilitar esta opção, no momento do cadastro de pessoas e visitantes, é verificado se há outra CPF com o mesmo número. Após habilitado esta opção, o preenchimento do campo CPF deverá será obrigatório.
-
Exibir foto no monitoramento até o acesso seguinte: Ao habilitar esta opção, a foto que é exibida na tela de monitoramento permanecerá até o acesso seguinte.
-
Manter digital do visitante na base de dados: Se o flag estiver habilitado, a digital será removida do Inner, mas permanece no banco de dados para uma utilização futura deste visitante.
Importante saber que está digital mantida na base de dados, permite que este visitante possa em caso de uma nova visita, ter acesso à catraca sem a necessidade de cadastrar novamente a digital, podendo inclusive receber um número de cartão diferente, que automaticamente a digital será enviada para os equipamentos.
-
Configuração da quantidade de templates na comunicação:
A opção "Configurações da quantidade de templates na comunicação" é compatível apenas com produtos da Linha Acesso e Catraca 3 e que estejam com firmware igual ou superior a 5.16.
Esta funcionalidade permitirá, por exemplo, que clientes que já tenham digitais em campo armazenadas em seus banco de dados, possam transmitir essas digitais para o Inner Acesso, optando pelo envio de 2 digitais por usuário (padrão) ou 1 digital por usuário. Se for escolhida a opção “dois templates”, as placas biométricas FIM5060 e FIM6060 poderão receber 5.000 usuários, enquanto a FIM5360 poderá receber 1.000 usuários. Ou seja, operando como
ocorre atualmente com a versão 4.24 do Inner Acesso. Se a opção escolhida for “um template”, as placas biométricas FIM5060 e FIM6060 poderão receber 10.000 usuários, enquanto a FIM5360 poderá receber 2.000 usuários.
Esta opção permite o usuário escolher a quantidade de tem Nesta tela, haverá duas opções referentes à "Quantidade de Templates" por usuário, sendo elas "1" ou "2" digitais.
A tela de "Configuração", está relacionada diretamente no uso das seguintes funcionalidades:
- Hamster.
- Manutenção de templates.
Uso do Hamster
Opção 1: Ao selecionar a opção "1" digital ("Quantidade de Templates"), será enviado apenas a primeira digital cadastrada.
Opção 2: Ao selecionar a opção "2" digitais ("Quantidade de Templates"), serão enviadas as duas digitais cadastradas.
Observação: Por padrão, essas duas opções NÃO estarão marcadas, e a “Configuração da quantidade de templates na comunicação” está selecionada com “2” digitais.
Incluir Visitante
1- Abra o sistema TopPortaria, no menu inicial clique na aba “Geral” em seguida “Visitantes”.
2- Na próxima tela que se abrirá clique no botão "Incluir".
3- Na tela que abriu preencha todos os dados necessários para o cadastro.
No preenchimento do campo “Cartão”, poderá selecionar cartões já cadastrados ou poderá cadastrar um novo numero de cartão, para isso insira o numero do cartão e após sair do campo o sistema abrirá uma nova janela com uma mensagem de confirmação.
Clique em “Sim” para cadastrar o cartão.
4-Após o preenchimento dos campos clique no botão “Incluir”.
5- Na tela que abriu, selecione o “Visitado”, ou seja, a pessoa que será visitada e defina qual a “Data Inicial e Horário” e a “Data Final e Horário” que será a permanecia da visita.
6-Depois clique em “Salvar”.
Caso o visitante irá visitar mais de uma pessoa, poderá incluir mais visitados.
7- Após incluir e salvar o(s) “Visitado(s)”, finalize o cadastro clicando em “Salvar”.
Horários e Perfil de Acesso
O sistema TopPortaria permite criar regras de acesso, bem como, controlar o dia e hora que as pessoas podem entrar e sair da instituição.
1 - Abra o sistema TopPortaria, na aba “Geral” clique em “Horários”.
2- O sistema apresentará uma tela com a listagem dos cadastros já realizados, clique no botão “Incluir”.
3 - Uma tela de cadastro dos horários irá aparecer com as opções de “Descrição” dos sete dias da semana, preencha os horários nos dias que deseja.
Obs: Alguns “Atalhos” são apresentados pelo sistema como por exemplo “Shift + F2 Copiar horário de SEGUNDA a SEXTA”. Nessa opção basta preencher o dia de “Segunda” e depois clicar “Shift + F2” que o mesmo horário será preenchido para os dias de terça à sexta.
4 - Após o preenchimento dos dados clique no botão “Salvar”.
Após salvar o cadastro do horário irá aparecer na listagem.
5 - Feche a tela de cadastro de “Horários” e abra a tela de “Perfis Acesso”.
6 - O sistema apresentará a tela de cadastro de “Perfis de Acesso” com as listagens dos perfis já cadastrados.
7 - Na próxima janela que abrirá preencha a “Descrição”, em “Permissão” selecione a opção “Controlado” e marque a opção “Controla entrada dupla” . Logo mais abaixo clique no botão “Incluir”.
Se o perfil que deseja criar for para visitantes marque a opção “Visitante”, no caso desse exemplo não marcaremos.
8 - Na nova janela que abrirá, selecione o “Horário” que cadastramos anteriormente e em “Local” escolha onde será aplicado esse perfil de acesso, no caso desse exemplo, nas catracas que estão na portaria. E finalmente clique em “Salvar”.
Um novo perfil será criado e listado na tela de Cadastro de “Perfis de Acesso”.
Relatórios
Gerar relatórios no TopPortaria.
Relatório de Horários
No TopPortaria é possível gerar um relatório de todos horários cadastrados.
1) Abra o sistema TopPortaria, clique na aba Relatórios e em seguida Horários.
2 - Na tela que se abriu, selecione os horários que deseja ver no relatório marcando a caixa de seleção que fica na primeira coluna da tabela e depois clique no botão Exibir.
3 - O sistema irá gerar um relatório com o da figura abaixo.
4 - Na barra de ferramentos de configurações superior do relatório exibido, existem algumas opções disponíveis.
A função de cada opção será:
1) Ir para a primeira página
2) Ir para a página anterior
3) Página atual
4) Próxima página
5) Última página
6) Porcentagem de zoom
7) Imprimir o relatório
8) Exportar o relatório para os formatos PDF e Excel
Relatório de Acessos
Neste relatório podemos visualizar os acessos que uma determinada pessoa em um determinado período fez.
1 - Abra o sistema TopPortaria clicando na aba Relatórios e em seguida Acessos.
2 - Na janela que o sistema irá abrir apresentará um campo de pesquisa para pesquisar a pessoa que deseja ver os acessos digitando o nome ou CPF, depois de pesquisar marque a pessoa na caixa da primeira coluna da tabela, logo abaixo em Data / Hora escolha o período que deseja pesquisar e por fim clique em Exibir.
3 - O sistema irá gerar o relatório conforme a imagem abaixo.
4 - Na barra de configurações superior do relatório exibido, existem algumas opções disponíveis.