TopPortaria

Manuais relativos ao Sistema de Catracas

Importando Usuários


1) Para facilitar o cadastro de pessoas, é possível importar e exportar arquivos
no formato '.csv' (Colunas separado por vírgulas) com os dados de todas as
pessoas.
Para obter o layout do arquivo utilizado pelo TopPortaria para importação,  utilize a opção "Exportar". Pronto, você terá um
arquivo de exemplo para importar.

Após a exportação, delete os registros e deixe apenas os cabeçalhos conforme o exemplo abaixo:

2-excel.png


2) Agora devemos preencher a planilha com os novos dados, os campus obrigatórios são:

Nome: coloque o nome completo do usuário.

Exibição: Repita o nome completo do usuário.

Cartão: Coloque o prontuário sem as letras "BI".

Perfil de Acesso: Caso ele seja aluno do superior coloque o numero 6, isso significa que o acesso dele não será limitado. Caso seja alunos do integrado insira um os códigos dos perfis disponíveis abaixo de acordo com sua limitação:

7 - 3º INFO
10 - BLOQUEDO APOS REFEICAO
12 - 2ºINFO
13 - 1ºINFO
14 - 3ºADM
15 - 2ºADM
16 - 1ºADM SEGUNDA
17 - TECNICOS/EJA
18 - 1ºADM-ALMOÇO FULL
19 - 1ºINFO-ALMOÇO FULL
20 - 2ºADM-ALMOÇO FULL
21 - 2ºINFO-ALMOÇO FULL
22 - 3ºADM-ALMOÇO FULL
23 - 3ºINFO-ALMOÇO FULL
24 - 1ºADM TERÇA

As outras colunas não são obrigatórios, podemos deixar sem dados.

3-TopPortaria-excel.png


3) Após salvar o arquivo csv, vá no software TopPortaria e no menu abra a tela Pessoas.

4-TopPortaria-Pessoas.png


4) A tela logo abaixo irá aparecer:

1-TopPortaria-Pessoas.png


5) Agora vamos clicar em Importar:

5-TopPortaria-Pessoas.png


6) Informe o caminho ou navegue até o diretório aonde se encontra o arquivo e clique em 'Abrir'.

6-TopPortaria-csv.png


Uma mensagem de importado com sucesso irá aparecer e as pessoas importadas serão mostradas no cadastro de pessoas:




Exportando Usuários

Esse tutorial servirá para obter um arquivo csv de exemplo para a importação de usuários no software da TopPortaria.

 

1) Para exportar os usuários cadastrado no software TopPortaria e no menu abra a tela Pessoas.

4-TopPortaria-Pessoas.png


2) Você poderá exportar todos os usuários cadastrados ou filtrar a lista de usuários digitando no campo de pesquisa por nome ou por prontuário sem as letras "BI", depois de ter digitado, clique no botão com a imagem da lupa para filtrar .

7-TopPortaria-Pessoas-filtro.png

3) Logo em seguida clique em "Exportar".

8-TopPortaria-Pessoas-exportar.png


4) Dê  um  nome para o arquivo e escolha o diretório que deseja salvar e clique em "Salvar". 

9-TopPortaria-Exportar.png

No caso deste exemplo o arquivo foi salvo em meus documentos com o nome Pessoas-teste.

5) Após ter clicado em "salvar" o sistema abrirá um janela com a mensagem "Dados Exportados com sucesso!"

11-TopPortaria-Exportar.png

Incluir Usuário

1) Para Incluir um usuário no sistema TopPortaria, acesse a funcionalidade Pessoas:

1-TopPortaria-Incluir-Pessoas.png


2) Na tela de Pessoas que abrirá clique em incluir pessoas.

2-TopPortaria-Incluir-Pessoas.png


3) Na tela que abriu, insira os dados nos campos obrigatórios que são:
Nome: Inserir o nome completo do usuário.
Exibição: Neste campo o sistema preencherá automaticamente.
Cartão: Neste campo inseria o prontuário do usuário sem as letras “BI”.
Perfil de Acesso:
Caso não tenha horário limitado selecione Superior.
Caso o usuário tenha limite de horário para entrar ou sair, selecione o perfil abaixo de acordo com a restrição que deseja impor ao usuário:
Bloqueado
Visitante
3º INFO
BLOQUEDO APOS REFEICAO
2ºINFO
1ºINFO
3ºADM
2ºADM
1ºADM SEGUNDA
TECNICOS/EJA
1ºADM-ALMOÇO FULL
1ºINFO-ALMOÇO FULL
2ºADM-ALMOÇO FULL
2ºINFO-ALMOÇO FULL
3ºADM-ALMOÇO FULL
3ºINFO-ALMOÇO FULL
1ºADM TERÇA
RG: Este campo não é obrigatório, mas recomendados que coloque o prontuario do usuário”.
O restante dos dados fica sendo como dados opcionais podendo deixar em branco.

3-TopPortaria-Incluir-Pessoas.png


4) Ao terminar de preencher os dados do usuário clique no botão “Salva”.

4-TopPortaria-Incluir-Pessoas.png

Observação: Ao clicar em "Salvar", caso o numero do cartão inserido não exista aparecerá a seguinte mensagem:

4_1-TopPortaria-Incluir-Pessoas.png

Clique em “Sim” para confirmar o cadastro do cartão.


5) Depois de salvar, clique no campo de pesquisa e digite o nome do usuário ou o numero do cartão que você acabou de incluir e clique no botão com a imagem de uma lupa que ele aparecerá na na listagem de Pessoas.

5-TopPortaria-Incluir-Pessoass.png

Alterar Usuário

1) Para altera alguma informação de um determinado usuário no sistema TopPortaria, acesse a funcionalidade Pessoas:

4-TopPortaria-Pessoas.png


2) Na tela que abrirá pesquise no campo de pesquisa pelo nome ou pelo numero do cartão do usuário que deseja alterar e depois clique no botão com a imagem de uma lupa.

2-TopPortaria-Alterar-Pessoas.png


3) Clique 2 vezes sobre a linha em que está o registro encontrado.

3-TopPortaria-Alterar-Pessoas.png


4) Uma nova janela abrirá para editar o registro.
No caso do exemplo alterei o Perfil de acesso para 24Horas.

4-TopPortaria-Alterar-Pessoas.png

Observação importante: caso desejar alterar o numero do cartão, ao clicar em salvar, o sistema emitirá a seguinte mensagem.

4_1-TopPortaria-Alterar-Pessoas.png

Isso ocorre porque o numero do cartão é vinculado ao registro de digital, por esse motivo ele exclui as digitais cadastrados do usuário. caso precisar será necessário cadastrar a digital novamente.

Excluir Usuário

1) Para excluir um determinado usuário no sistema TopPortaria, acesse a funcionalidade Pessoas:

1-TopPortaria-Incluir-Pessoas.png

2) Na tela que abrirá pesquise no campo de pesquisa pelo nome ou pelo numero do cartão do usuário que deseja excluir e depois clique no botão com a imagem de uma lupa.

7-TopPortaria-Pessoas-filtro.png

3) Caso apareçam mais de um registro, clique 1 vez sobre a linha em que deseja excluir e logo em seguida clique no botão Excluir.

1-TopPortaria-Excluir-Pessoas.png

3) Uma janela de confirmação irá surgir, clique em Sim para confirmar a exclusão.

2-TopPortaria-Excluir-Pessoas.png

O registro será excluído.

Backup do banco de dados TopPortaria

A funcionalidade de "Backup" permite efetuar o backup do banco de dados do
TopPortaria.
Condições para uso do backup:
do TopPortaria antes de fazer o backup.

 

1 - Logue no sistema e abra a funcionalidade monitoramento.

1-TopPortaria-backup_.png

 

2- Na  próxima tela clique no botão “Parar”.

2-TopPortaria-backup_.png

 

3- Depois que o serviço foi parado, vá no menu e clique na aba Ferramentas:

3-TopPortaria-backup_.png

 

4 - E logo em seguida clique em “Backup”:

4-TopPortaria-Backup_.png

 

5 - Na janela que se abrirá clique no botão “Local”:

5-TopPortaria-backup_.png

 

6 - Escolha o local aonde salvará o arquivo de backup clicando na pasta amarela com seta verde indicado na imagem.

6-TopPortaria-backup_.png

Os nomes de arquivo de backup sugeridos pelo TopPortaria composto da
seguinte forma : "TopPortariaAAMMDDHHMM.bak", onde,
AA = Ano
MM = Mês
DD = Dia
HH: Hora
MM = Minuto
Exemplo: "TopPortaria1401301119.bak", significa backup do TopPortaria
realizado em 30 de janeiro de 2014 às 11:19.

7 - Após escolher o local onde o arquivo será salvo, clique e marque a opção “Autenticação do Windows” e clique no botão “Criar”.

7-TopPortaria-Backup_.png

 

8-Uma janela de com a mensagem “Backup criado com sucesso” irá aparecer.

8-TopPortaria-Backup.png

Visitante Configurações

Esta funcionalidade permite definir algumas regras para o cadastro de visitantes.
Para acessar essa funcionalidade será necessário:
Essas etapas estão descritas no tutorial de Backup(veja aqui).

 

1 - Antes de cadastrarmos um visitante opcionalmente verifique se as configurações do sistema estão de acordo com o que deseja, para isso clique na aba “Ferramenta” e depois selecione “Registro”.

1-TopPortaria-Visitante.png


2 - Na janela que abriu clique em “Configurações”:

2-TopPortaria-Visitante.png


3 - Após clicar em "Configurações", uma nova tela abrirá com 5 funções opcionais ao usuário:

3-TopPortaria-Visitante.png

Importante saber que está digital mantida na base de dados, permite que este visitante possa em caso de uma nova visita, ter acesso à catraca sem a necessidade de cadastrar novamente a digital, podendo inclusive receber um número de cartão diferente, que automaticamente a digital será enviada para os equipamentos.

A opção "Configurações da quantidade de templates na comunicação" é compatível apenas com produtos da Linha Acesso e Catraca 3 e que estejam com firmware igual ou superior a 5.16.
Esta funcionalidade permitirá, por exemplo, que clientes que já tenham digitais em campo armazenadas em seus banco de dados, possam transmitir essas digitais para o Inner Acesso, optando pelo envio de 2 digitais por usuário (padrão) ou 1 digital por usuário. Se for escolhida a opção “dois templates”, as placas biométricas FIM5060 e FIM6060 poderão receber 5.000 usuários, enquanto a FIM5360 poderá receber 1.000 usuários. Ou seja, operando como
ocorre atualmente com a versão 4.24 do Inner Acesso. Se a opção escolhida for “um template”, as placas biométricas FIM5060 e FIM6060 poderão receber 10.000 usuários, enquanto a FIM5360 poderá receber 2.000 usuários.
Esta opção permite o usuário escolher a quantidade de tem Nesta tela, haverá duas opções referentes à "Quantidade de Templates" por usuário, sendo elas "1" ou "2" digitais.
A tela de "Configuração", está relacionada diretamente no uso das seguintes funcionalidades:
- Hamster.
- Manutenção de templates.


Uso do Hamster
Opção 1: Ao selecionar a opção "1" digital ("Quantidade de Templates"), será enviado apenas a primeira digital cadastrada.
Opção 2: Ao selecionar a opção "2" digitais ("Quantidade de Templates"), serão enviadas as duas digitais cadastradas.


Observação: Por padrão, essas duas opções NÃO estarão marcadas, e a “Configuração da quantidade de templates na comunicação” está selecionada com “2” digitais.

Incluir Visitante

1- Abra o sistema TopPortaria, no menu inicial clique na aba “Geral” em seguida “Visitantes”.

Visitante-cad-1.png


2- Na próxima tela que se abrirá clique no botão "Incluir".

Visitante-cad-2.png

 

3- Na tela que abriu preencha todos os dados necessários para o cadastro.

Visitante-cad-3.png

No preenchimento do campo “Cartão”, poderá selecionar cartões já cadastrados ou poderá cadastrar um novo numero de cartão, para isso insira o numero do cartão e após sair do campo o sistema abrirá uma nova janela com uma mensagem de confirmação.

Visitante-cad-3_1.png

Clique em “Sim” para cadastrar o cartão.

 

4-Após o preenchimento dos campos clique no botão “Incluir”.

Visitante-cad-4.png

 

5- Na tela que abriu, selecione o “Visitado”, ou seja, a pessoa que será visitada e defina qual a “Data Inicial e Horário” e a “Data Final e Horário” que será a permanecia da visita.

Visitante-cad-5.png

 

6-Depois clique em “Salvar”.

Visitante-cad-6.png

Caso o visitante irá visitar mais de uma pessoa, poderá incluir mais visitados.

 

7- Após incluir e salvar o(s) “Visitado(s)”, finalize o cadastro clicando em “Salvar”.

Visitante-cad-7.png

Horários e Perfil de Acesso

O sistema TopPortaria permite criar regras de acesso, bem como, controlar o dia e hora que as pessoas podem entrar e sair da instituição.

1 - Abra o sistema TopPortaria, na aba “Geral” clique em “Horários”.

TopPortaria-Perfil-Horario-1.png

 
2- O sistema apresentará uma tela com a listagem dos cadastros já realizados, clique no botão “Incluir”.

TopPortaria-Perfil-Horario-2.png

 
3 - Uma tela de cadastro dos horários irá aparecer com as opções de “Descrição” dos sete dias da semana, preencha os horários nos dias que deseja.

TopPortaria-Perfil-Horario-3.png

Obs: Alguns “Atalhos” são apresentados pelo sistema como por exemplo “Shift + F2 Copiar horário de SEGUNDA a SEXTA”. Nessa opção basta preencher o dia de “Segunda” e depois clicar “Shift + F2” que o mesmo horário será preenchido para os dias de terça à sexta.

 

4 - Após o preenchimento dos dados clique no botão “Salvar”.

TopPortaria-Perfil-Horario-4.png

Após salvar o cadastro do horário irá aparecer na listagem.

 

5 - Feche a tela de cadastro de  “Horários” e abra a tela de “Perfis Acesso”.

TopPortaria-Perfil-Horario-5.png

 

6 - O sistema apresentará a tela de cadastro de “Perfis de Acesso” com as listagens dos perfis já cadastrados.

TopPortaria-Perfil-Horario-6.png

 

7 - Na próxima janela que abrirá preencha a “Descrição”,  em “Permissão” selecione a opção “Controlado” e marque a opção “Controla entrada dupla” . Logo mais abaixo clique no botão “Incluir”.
Se o perfil que deseja criar for para visitantes marque a opção “Visitante”, no caso desse exemplo não marcaremos.

TopPortaria-Perfil-Horario-7.png

 

8 - Na nova janela que abrirá, selecione o “Horário” que cadastramos anteriormente e em “Local” escolha onde será aplicado esse perfil de acesso, no caso desse exemplo, nas catracas que estão na portaria. E finalmente clique em “Salvar”.

TopPortaria-Perfil-Horario-8.png

Um novo perfil será criado e listado na tela de Cadastro de “Perfis de Acesso”.

Relatórios

Gerar relatórios no TopPortaria.

Relatórios

Relatório de Horários

No TopPortaria é possível gerar um relatório de todos horários cadastrados.
1) Abra o sistema TopPortaria, clique na aba Relatórios e em seguida Horários.

TopPortaria-relatorio-horario-1.png


2 - Na tela que se abriu, selecione os horários que deseja ver no relatório marcando a caixa de seleção que fica na primeira coluna da tabela e depois clique no botão Exibir.

TopPortaria-relatorio-horario-2.png


3 - O sistema irá gerar um relatório com o da figura abaixo.

TopPortaria-relatorio-horario-4.png


4 - Na barra de ferramentos de configurações superior do relatório exibido, existem algumas opções disponíveis.

TopPortaria-relatorio-horario-4.png


A função de cada opção será:
1) Ir para a primeira página
2) Ir para a página anterior
3) Página atual
4) Próxima página
5) Última página
6) Porcentagem de zoom
7) Imprimir o relatório
8) Exportar o relatório para os formatos PDF e Excel
Relatórios

Relatório de Acessos

Neste relatório podemos visualizar os acessos que uma determinada pessoa em um determinado período fez.
1 - Abra o sistema TopPortaria clicando na aba Relatórios e em seguida Acessos.

TopPortaria-relatorio-acessos-1.png


2 - Na janela que o sistema irá abrir apresentará um campo de pesquisa para pesquisar a pessoa que deseja ver os acessos digitando o nome ou CPF, depois de pesquisar marque a pessoa na caixa da primeira coluna da tabela, logo abaixo em Data / Hora escolha o período que deseja pesquisar e por fim clique em Exibir.

TopPortaria-relatorio-acessos-2.png


3 - O sistema irá gerar o relatório conforme a imagem abaixo.

TopPortaria-relatorio-acessos-3.png

4 - Na barra de configurações superior do relatório exibido, existem algumas opções disponíveis.

TopPortaria-relatorio-horario-4.png

A função de cada opção será:
1) Ir para a primeira página
2) Ir para a página anterior
3) Página atual
4) Próxima página
5) Última página
6) Porcentagem de zoom
7) Imprimir o relatório
8) Exportar o relatório para os formatos PDF e Excel.